The Importance Of Excel In The Workplace

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एक्सेल शायद आज कार्यस्थल में उपयोग किया जाने वाला सबसे महत्वपूर्ण कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है। यही कारण है कि कार्यस्थल में प्रवेश करने या बने रहने के लिए इतने सारे कर्मचारियों और संभावित कर्मचारियों को एक्सेल सीखने की आवश्यकता होती है।

नियोक्ता के दृष्टिकोण से, विशेष रूप से सूचना प्रणाली के क्षेत्र में, एक्सेल का उपयोग एंड-यूज़र कंप्यूटिंग टूल के रूप में आवश्यक है। कार्यस्थल में रोज़मर्रा के कार्यात्मक कार्यों को करने के लिए न केवल कई व्यावसायिक पेशेवर एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, बल्कि बढ़ती संख्या में नियोक्ता निर्णय समर्थन के लिए एक्सेल पर निर्भर हैं।

सामान्य तौर पर, एक्सेल स्प्रेडशीट उत्पाद उद्योग पर हावी है, जिसकी अनुमानित बाजार हिस्सेदारी 90 प्रतिशत है। एक्सेल २००७ में १६,००० कॉलम तक दस लाख पंक्तियों तक की स्प्रेडशीट की क्षमता है, जिससे उपयोगकर्ता बड़ी मात्रा में डेटा के साथ आयात और काम कर सकता है और पहले से कहीं अधिक तेजी से गणना प्रदर्शन प्राप्त कर सकता है।

कार्यस्थल के बाहर, दैनिक समस्या समाधान के लिए एक्सेल व्यापक रूप से उपयोग में है।

मान लीजिए कि आपके पास एक गृह कार्यालय है। आप खरीद पर बिक्री कर की गणना करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, कार से यात्रा की लागत की गणना कर सकते हैं, तापमान कनवर्टर बना सकते हैं, प्रति वर्ग इंच पिज्जा की कीमत की गणना कर सकते हैं और इनपुट किए गए डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं। आप अपने ऋण, आय और संपत्ति को ट्रैक कर सकते हैं, अपने ऋण से आय अनुपात का निर्धारण कर सकते हैं, अपने निवल मूल्य की गणना कर सकते हैं, और इस जानकारी का उपयोग एक नए घर पर एक बंधक के लिए आवेदन करने की प्रक्रिया की तैयारी के लिए कर सकते हैं। एक्सेल के लिए व्यक्तिगत उपयोग लगभग उतना ही अंतहीन है जितना कि व्यवसाय इस सॉफ़्टवेयर के लिए उपयोग करता है – और एक एक्सेल ट्यूटोरियल व्यक्तिगत और व्यावसायिक उपयोग के लिए कार्यक्रम के व्यावहारिक उपयोगों पर ध्यान देता है।

कंप्यूटर पर स्प्रेडशीट का इस्तेमाल कोई नई बात नहीं है। स्प्रैडशीट्स, इलेक्ट्रॉनिक रूप में, पर्सनल कंप्यूटर की शुरुआत से पहले से ही अस्तित्व में हैं। एक्सेल और लोटस 1-2-3 के अग्रदूत VisiCalc जैसे पैकेज थे, जो अकाउंटेंट के वित्तीय बहीखाते पर विकसित और मॉडलिंग किए गए थे। 1987 से, स्प्रेडशीट प्रोग्राम व्यवसाय जगत को प्रभावित कर रहे हैं। साथ ही, कम्प्यूटरीकृत स्प्रेडशीट दुनिया भर में तुलनात्मक डेटा विश्लेषण के लिए एक व्यापक और तेजी से प्रभावी उपकरण बन गए हैं।

आज, अंतिम उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट बनाने और संशोधित करने के साथ-साथ लिंक और जटिल स्वरूपण विनिर्देशों के साथ वेब पेज लिखने के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं। वे मैक्रोज़ और स्क्रिप्ट बनाते हैं। हालांकि इनमें से कुछ कार्यक्रम छोटे हैं, एक-शॉट गणना, कई अधिक महत्वपूर्ण हैं और महत्वपूर्ण वित्तीय निर्णयों और व्यावसायिक लेनदेन को प्रभावित करते हैं।

व्यवसायों, सेवा एजेंसियों, स्वयंसेवी समूहों, निजी क्षेत्र के संगठनों, वैज्ञानिकों, छात्रों, शिक्षकों, प्रशिक्षकों, शोधकर्ताओं, पत्रकारों, लेखाकारों और अन्य लोगों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला Microsoft Excel अंतिम उपयोगकर्ताओं और व्यावसायिक पेशेवरों का एक प्रमुख केंद्र बन गया है।

एक्सेल की खूबी यह है कि इसका उपयोग कार्यस्थल या व्यावसायिक डेटा के रिसीवर के रूप में, या कैलकुलेटर के रूप में, निर्णय समर्थन उपकरण, डेटा कनवर्टर या सूचना व्याख्या के लिए एक डिस्प्ले स्प्रेडशीट के रूप में भी किया जा सकता है। एक्सेल एक चार्ट या ग्राफ बना सकता है, मेल मर्ज फ़ंक्शन के संयोजन के साथ काम कर सकता है, इंटरनेट से डेटा आयात कर सकता है, एक अवधारणा मानचित्र बना सकता है और क्रमिक रूप से महत्व के आधार पर जानकारी को रैंक कर सकता है।

एक्सेल नए डेटा विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन टूल प्रदान करता है जो पहले की तुलना में सूचनाओं का विश्लेषण करने, रुझानों का पता लगाने और जानकारी तक आसानी से पहुंचने में सहायता करते हैं। समृद्ध डेटा प्रदर्शन योजनाओं के साथ सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके, आप महत्वपूर्ण रुझानों का मूल्यांकन और वर्णन कर सकते हैं और रंगीन ग्रेडिएंट, डेटा बार और आइकन के साथ अपवादों को हाइलाइट कर सकते हैं।

वास्तव में, एक्सेल को इतने विस्तृत प्रकार के कार्य करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है कि कई व्यवसाय इसके बिना काम नहीं कर सकते। कई कार्यस्थलों में एक्सेल प्रशिक्षण अनिवार्य हो गया है; वास्तव में, समय के साथ चलने की कोशिश कर रहे किसी भी कार्यस्थल के लिए कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रशिक्षण जरूरी है।

मान लें कि आप 97 कर्मचारियों के साथ एक नियोक्ता हैं, जिनमें से 17 आज बीमार हैं, और आप यह जानना चाहते हैं कि अनुपस्थित लोगों का प्रतिशत क्या है। एक्सेल ऐसा कर सकता है। आप एक्सेल सीख सकते हैं और इसका उपयोग पुरुष से महिला कर्मचारियों के अनुपात, पेरोल पर अल्पसंख्यकों का प्रतिशत, और मुआवजे पैकेज राशि द्वारा प्रत्येक कार्यकर्ता की रैंकिंग निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं, जिसमें वेतन और लाभ के अनुसार उस पैकेज का प्रतिशत भी शामिल है। आप विभाग द्वारा उत्पादन का ट्रैक रखने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, ऐसी जानकारी जो भविष्य की विकास योजनाओं में आपकी सहायता कर सकती है। उत्पाद स्टॉक की चल रही सूची को बनाए रखते हुए आप विक्रेताओं और ग्राहकों के डेटा को ट्रैक करने के लिए अतिरिक्त स्प्रैडशीट बना सकते हैं।

मान लीजिए कि आप अपने व्यावसायिक उत्पादन बनाम लागत को जानना चाहते हैं। आपको गणित के जानकार होने की ज़रूरत नहीं है – आपको बस एक्सेल सीखना है। एक्सेल आपको सभी डेटा को इनपुट करने, उसका विश्लेषण करने, इसे अपने अनुकूलित प्रारूप के अनुसार क्रमबद्ध करने और रंग, छायांकन, पृष्ठभूमि, आइकन और अन्य चालबाज़ियों के साथ परिणाम प्रदर्शित करने की अनुमति देता है जो बाद में वांछित जानकारी को ठीक से ढूंढने में समय बचाने में सहायता प्रदान करते हैं। यदि यह स्प्रेडशीट प्रस्तुतिकरण उद्देश्यों के लिए है, तो एक्सेल आपको इसे इतने आकर्षक तरीके से एक साथ रखने में मदद करता है कि डेटा पॉप और स्पार्कल लग सकता है।

एक नियोक्ता जो सबसे महत्वपूर्ण काम कर सकता है वह है एक्सेल सीखना – यह कार्यस्थल के सबसे आवश्यक उपकरणों में से एक है।

एक्सेल और माइक्रोसॉफ्ट माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन के ट्रेडमार्क हैं, जो यूएस और अन्य देशों में पंजीकृत हैं। लोटस अमेरिका और/या अन्य देशों में इंटरनेशनल बिजनेस मशीन कॉर्पोरेशन का एक पंजीकृत ट्रेडमार्क है।

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